Положення про структурні підрозділи
"ЗАТВЕРДЖЕНО"
рішенням районної ради
від "18" лютого 2022 року
(ХІІІ сесія VIII скликання)
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ організаційно-документального забезпечення
та управління персоналом виконавчого апарату Чугуївської районної ради
I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1. Відділ організаційно-документального забезпечення та управління персоналом (далі – відділ) є структурним підрозділом виконавчого апарату районної ради.
2. Відділ створюється для забезпечення діяльності районної ради та її органів, депутатів, постійних комісій, виконавчого апарату ради з питань кадрового, організаційно-документального, матеріально-технічного забезпечення, організації діловодства, контролю за термінами виконання документів, належного розгляду звернень громадян, управління персоналом та здійснення заходів з управління майном спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст Чугуївського району.
3. Відділ підзвітний та підконтрольний безпосередньо керуючому справами виконавчого апарату районної ради.
4. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", іншими Законами України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами Верховної Ради України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Харківської обласної ради, розпорядженнями голови Харківської обласної ра ради та голови Харківської обласної державної адміністрації, Регламентом районної ради, Положенням про виконавчий апарат районної ради, рішеннями районної ради, розпорядженнями голови районної ради, цим Положенням, іншими нормативними актами, що регламентують діяльність органів місцевого самоврядування.
5. Діяльність відділу здійснюється на підставі плану роботи ради на поточний рік.
6. Відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції, взаємодіє з іншими структурними підрозділами виконавчого апарату районної ради, органами місцевого самоврядування різних рівнів, з відділами та управліннями районної державної адміністрації, політичними партіями, об’єднаннями громадян, засобами масової інформації.
7. Положення про відділ затверджується районною радою.
ІІ. ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ ТА ЗАВДАННЯ ВІДДІЛУ.
1. Головними завданнями відділу є:
1.1. Організаційно-документальне, матеріально-технічне, інформаційно-аналітичне забезпечення діяльності районної ради та її органів, депутатів, постійних комісій, виконавчого апарату ради.
1.2. Впровадження єдиної системи діловодства, редагування, друкування, розмноження та розсилки рішень ради, розпоряджень голови ради та інших документів, згідно з встановленими термінами та відповідно до інструкції про ведення діловодства, здійснення контролю за термінами виконання документів.
1.3. Забезпечення належного розгляду звернень громадян та реалізація питань особистого прийому головою та заступником голови районної ради, забезпечення доступу запитувачів до публічної інформації, що є у володінні Чугуївської районної ради.
1.4. Реалізація питань щодо служби в органах місцевого самоврядування та управління персоналом.
1.5. Здійснення заходів з управління майном спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст Чугуївського району.
2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
2.1. Узагальнює пропозиції структурних підрозділів районної державної адміністрації, депутатів районної ради, виконавчого апарату районної ради з питань, що потребують розгляду на пленарних засідання ради, вносить пропозиції та розробляє проєкт плану роботи ради, розробляє проєкти нормативно-правових актів.
2.2. Готує довідки, звіти, інформації з питань організаційно-масової роботи.
2.3. Здійснює організаційно-технічні заходи щодо підготовки і проведення пленарних засідань ради її органів, нарад і семінарів.
2.4. Готує розпорядження голови районної ради про скликання сесії ради, доводить до відома депутатів та населення через ЗМІ про час, місце проведення сесії та питання, які передбачається внески на розгляд сесії.
2.5. Здійснює протоколювання сесій ради, веде облік рішень районної ради, організовує контроль за виконанням доручень.
2.6. Узагальнює пропозиції і зауваження, які висловлені депутатами та пленарних засіданнях ради і направляє їх за дорученням голови ради на розгляд відповідним органам, посадовим особам та повідомляє депутатів про результати їх розгляду.
2.7. Сприяє діяльності постійних комісій, груп, фракцій, надає їм допомогу у роботі і виконанні їх рекомендацій.
2.8. Планує і організовує семінари та навчання депутатів, голів та секретарів постійних комісії.
2.9. Сприяє депутатам в їх діяльності в раді, її органах, проведенні звітів і зустрічей з виборцями, прийомі громадян, іншій роботі у виборчих округах шляхом створення відповідних умов, забезпечення депутатів документами, інформаційними та іншими матеріалами, консультаціями спеціалістів, які необхідні для здійснення депутатських повноважень.
2.10. Веде облікові картки депутатів.
2.11. Готує статистичні звіти щодо кількісного та якісного складу депутатів районної ради, постійних комісій.
2.12. Надає методичну та консультативну допомогу апаратам селищних, міських рад з питань діяльності рад їх органів та депутатів.
2.13. Організовує належну систему ведення діловодства, єдиний порядок роботи з документами в районній раді, здійснює контроль за термінами виконання та проходженням документів, які підлягають контролю, готує довідки, звіти, інформацію про їх виконання.
2.14. Складає проект номенклатури справ районної ради і надає його на затвердження за встановленим порядком, формує справи і документи відповідно до затвердженої номенклатури.
2.15. Оформлює, здійснює облік і збереження протягом встановленого терміну протоколів районної ради, постійних комісій, розпоряджень голови ради та інших документів, згідно із номенклатурою справ і передає справи до районного архіву.
2.16. Формує поточний архів згідно з номенклатурою справ, готує і здає документи до архіву
2.17. Отримує, реєструє і передає за призначенням вхідну електронну пошту; друкує, реєструє і відправляє вихідну електронну пошту.
2.18. Отримує, реєструє, попередньо розглядає, формує щоденну пошту керівництву районної ради для вивчення та написання резолюції і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію виконавчого апарату; друкує, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, веде реєстраційну контрольну і інформаційну картотеку.
2.19. Перевіряє та вичитує проекти рішень ради, розпоряджень голови районної ради; у разі виявлення порушень ведення документації – повертає проект розробнику.
2.20. Редагує, друкує, множить, розсилає акти органів і посадових осіб, а також інші документи районної ради, згідно з установленими термінами відповідно до інструкції про ведення діловодства, виготовляє, належним чином затверджені копії рішень ради і розпоряджень голови районної ради, при необхідності видає копії та витяги з відповідних актів органів та посадових осіб районної ради.
2.21. Забезпечує своєчасний розгляд заяв, пропозицій та скарг громадян, що надійшли до районної ради поштою або на особистих прийомах; проводить системний аналіз звернень громадян; надає методичну допомогу з цих питань органам місцевого самоврядування району.
2.22. Організовує проведення особистого прийому громадян головою та заступником голови районної ради, веде облік прийнятих рішень і вказівок, які надані на прийомі керівництвом ради, та здійснює контроль за їх виконанням.
2.23. Здійснює прийом запитів на інформацію, забезпечує своєчасне оприлюднення публічної інформації, що є у володінні районної ради, доступ запитувачів до цієї інформації, її фотографування, копіювання, сканування, запис на будь-які носії інформації, оформлення витягів з них; веде облік запитів на інформацію.
2.24. Веде встановлену звітньо-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад посадових осіб.
2.25. Вивчає, разом з іншими відділами, особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад в апараті районної ради, попереджує їх про встановлені законодавством обмеження, які пов’язані з прийняттям та проходженням служби в органи місцевого самоврядування; ознайомлює із загальними правилами поведінки посадових осіб, контролює добір і розстановку кадрів у виконавчому апараті районної ради.
2.26. Приймає від претендентів на посади відповідні документи та надає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору.
2.27. Розглядає та вносить пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посадах в органах ради, готує документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням.
2.28. Готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників виконавчого апарату.
2.29. Оформлює документи про прийняття Присяги та присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування, вносить про це записи до трудових книжок.
2.30. Обчислює стаж роботи, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників виконавчого апарату.
2.31. Готує документи для заохочення та нагородження працівників виконавчого апарату.
2.32. В межах своєї компетенції здійснює заходи для забезпечення трудової дисципліни, оформлює документи, які пов’язані з проведенням службового розслідування та застосування заходів дисциплінарного впливу.
2.33. Своєчасно готує документи щодо продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування та призначення пенсій працівника.
2.34. Здійснює роботу, яка пов’язана із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників.
2.35. Оформлює і видає службові посвідчення та довідки з місця роботи працівника, проводить облік листів тимчасової непрацездатності.
2.36. Проводить роботу з кадровим резервом на посади посадових осіб виконавчого апарату районної ради, а також здійснює організаційно-методичне керівництво формування кадрового резерву, аналізує та узагальнює практику формування кадрового резерву у відділах виконавчого апарату, вносить голові районної ради пропозиції щодо їх вдосконалення.
2.37. В межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури апарату районної ради та штатного розпису, контролює розроблення посадових інструкції у відділах виконавчого апарату.
2.38. Здійснює організаційне забезпечення і бере участь у роботі атестаційної комісії та проведенні щорічної оцінки виконання посадовими особами завдань та обов’язків, які покладені на них завдань, а також контролює проведення цієї роботи у відділах виконавчого апарату.
2.39. Забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів, а також разом з іншими відділами організує регулярне навчання працівників апарату.
2.40. Разом з іншими відділами виконавчого апарату здійснює контроль за дотриманням Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" та інших актів законодавства з питань кадрової роботи.
2.41. Приймає участь в заходах щодо своєчасного щорічного подання посадовими особами районної ради Декларацій про доходи, зобов’язання фінансового характеру та належне їм майно, в т. ч. за кордоном, щодо себе і членів своєї сім’ї (декларування доходів).
2.42. Бере участь в організації та проведенні нарад, семінарів з працівниками районної ради, керівниками органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, інших загально районних масових заходів.
2.43. Готує проекти розпоряджень голови районної ради з питань, які віднесені до компетенції відділу.
2.44. Забезпечує та здійснює заходи щодо обліку, утримання та управління майном (об‘єкти та суб‘єкти) спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст району, в тому числі:
– у сфері соціально-економічного розвитку: облік майна, оформлення правової документації (об’єкти та земельні ділянки), оформлення документів про прийом/передачу майна, організація роботи комісій із приймання-передачі майна, укладання договорів з підприємствами, установами, закладами та організаціями про закріплення за ними майна на праві господарського відання, оперативного управління та додаткових угод до них, ведення обліку договорів, контроль за ефективністю використання та збереженням майна, підготовка документів про надання дозволів на списання майна з балансів комунальних підприємств, установ та закладів, передачі з балансу на баланс основних фондів підприємств, установ, закладів, готує проекти рішень районної ради з питань обліку, руху, списання, приймання-передачі майна, відчуження об’єктів спільної власності, затвердження звітів про вартість майна, укладання договорів купівлі-продажу, складає та надає до регіонального відділення ФДМУ щоквартально звітності за Формою №1-приватизація, здійснює прогнозні розрахунки надходжень коштів до районного бюджету від відчуження об’єктів спільної власності територіальних громад сіл, селищ Чугуївського району;
– у сфері правового забезпечення діяльності об’єктів комунальної власності: облік договорів оренди (позички) майна, здійснює захист інтересів районної ради у суді, інших органів, готує проекти рішень районної ради щодо надання згоди на передачу в оренду (позичку), концесію та під заставу майна, підготовка документів про надання дозволів підприємствам, установам, закладам на передачу в оренду (позичку) нерухомого майна, про надання згоди орендарям на проведення капітального ремонту, реконструкції об’єктів оренди або здійснення орендарем невід’ємних поліпшень, укладання договорів оренди (позички), концесійних договорів, договорів застави, проведення конкурсів на право оренди майна, створення комісій для проведення інвентаризації майна, що передається в оренду, підготовка документів для затвердження районною радою звітів про вартість майна, що передається в оренду, контроль термінів дії договорів оренди (позички), укладених районною радою;
– у сфері організаційного забезпечення управління об’єктами спільної власності: готує проекти трудових договорів (контрактів) з керівниками комунальних підприємств, установ, закладів, готує проекти рішень районної ради, що стосуються трудових відносин з керівниками районних комунальних підприємств, установ, закладів, облік контрактів укладених головою районної ради з керівниками районних комунальних підприємств, установ, закладів, проводить аналіз дотримання сторонами умов контрактів, готує матеріали щодо погодження призначення на посаду керівників районних комунальних установ, закладів, здійснює заходи щодо розробки та затвердження районною радою Статутів (Положень) районних комунальних підприємств, установ, закладів, облік суб’єктів спільної власності.
2.45. Забезпечує виготовлення печаток, штампів, бланків, службових посвідчень, а також видачу і реєстрацію бланків суворої звітності.
2.46. Організовує роботу по забезпеченню працівників районної ради необхідними канцтоварами, приладдям, меблями та іншим для створення нормальних умов праці, здійснює контроль за рухом матеріальних цінностей
2.47. Організує роботу приймальної голови районної ради.
2.48. Організовує підписку періодичних видань для структурних підрозділів районної ради.
2.49. Веде облік використання робочого часу, здійснює контроль за дотриманням правил охорони праці та протипожежного стану.
2.50. Забезпечує роботу офіційного веб-сайту районної ради, в тому числі: оприлюднення поточної та іншої публічної інформації.
2.51. Взаємодіє із іншими структурними підрозділами районної ради їх посадовими особами, структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування району, об’єднаннями громадян в межах повноважень, наданих чинним законодавством України.
2.52. Здійснює інші повноваження, які передбачені законодавством, розпорядженнями голови; виконує доручення заступника голови районної ради та керуючого справами виконавчого апарату ради.
ІІІ. ПРАВА.
1. Відділ має право:
1.1. Одержувати необхідні матеріали та інформації від органів місцевого самоврядування всіх рівнів, органів державної влади з питань, що належать до компетенції відділу.
1.2. Брати участь у пленарних засіданнях ради, постійних комісій.
1.3. Вносити пропозиції керівництву ради по вдосконаленню роботи відділу.
1.4. Залучати спеціалістів структурних підрозділів виконавчого апарату для підготовки проектів документів.
1.5. За згодою голови (заступника голови районної ради, керуючого справами) повертати відділам, управлінням та іншим структурним підрозділам районної державної адміністрації, органам місцевого самоврядування документи, які подані до районної ради з порушенням вимог інструкції з діловодства або інших нормативних документів, та вимагати їх доопрацювання.
1.6. Надавати консультативну допомогу органам місцевого самоврядування з питань, що відносяться до повноважень відділу.
1.7. На запрошення, а також за дорученням керівництва районної ради брати участь в роботі сесій, засідань виконкомів місцевих рад з питань, що входять до компетенції відділу.
ІV. СТУКТУРА ВІДДІЛУ.
1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду на конкурсній основі, або за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством, та звільняється з посади головою районної ради.
2. Структура, чисельний склад відділу затверджується рішенням районної ради.
3. Працівники відділу призначаються на посаду на конкурсній основі, або за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством, та звільняються з посади головою районної ради.
4. Працівники відділу мають службові посвідчення встановленого зразка.
V. НАЧАЛЬНИК ВІДДІЛУ.
1. Здійснює безпосереднє керівництво відділом і персонально відповідає за виконання завдань, які покладені на відділ.
2. Планує роботу відділу, визначає завдання та розподіляє обов’язки між його працівниками.
3. Аналізує результати роботи відділу і вживає відповідні заходи щодо підвищення ефективності роботи відділу, забезпечує підвищення ділової кваліфікації працівників відділу.
4. Розробляє посадові інструкції працівників відділу, забезпечує дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку.
5. Вносить на розгляд керівництва ради пропозиції щодо структури відділу, а також подання про призначення, переміщення та звільнення працівників, їх заохочення і накладання стягнень за порушення трудової та виконавчої дисципліни.
6. Готує подання на присвоєння чергових рангів та заохочення працівників відділу.
7. Забезпечує організацію діловодства, матеріально-технічного забезпечення, своєчасного і якісного виконання друкарських робіт, дотримання законодавства про працю у виконавчому апараті районної ради, веде роботу з кадрових питань.
8. Забезпечує та координує роботу щодо доступу запитувачів до публічної інформації, що є у володінні районної ради;
9. Координує роботу з іншими структурними підрозділами районної ради, її виконавчого апарату, бере участь в роботі сесій ради, нарадах, семінарах.
10. Вносить на розгляд керівництва районної ради пропозиції з питань покращення ведення діловодства, здійснення контролю, підвищення ефективності роботи зі зверненнями громадян, а також з інших питань, що належать до компетенції відділу.
11. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції, здійснює дозвільну систему на тиражування службових документів та інших матеріалів на копіювально-розмножувальних апаратах.
12. Вносить на розгляд керівництва проекти розпоряджень, пропозиції і доповідні записки з питань, які віднесені до компетенції відділу.
13. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, які пов’язані з його діяльністю.
14. Бере участь у конкурсних комісіях на зайняття вакантних посад.
15. Здійснює контроль за дотриманням у відділі Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування", координує роботу по формуванню кадрового резерву у відділі.
16. Контролює виконання встановлених правил роботи з документами у виконавчому апарату районної ради, вносить пропозиції керівництву ради про вдосконалення стану цієї роботи.
17. Виконує інші обов’язки та доручення, які покладені на нього головою, заступником голови ради та керуючим справами виконавчого апарату районної ради.
