Порядок оцінювання результатів службової діяльності службовців

ПРОЄКТ станом на 06.08.2026 року

"ЗАТВЕРДЖЕНО"

рішенням районної ради

від " __ " __________ 202_ року

(____ сесія VIII скликання)

ПОРЯДОК
оцінювання результатів службової діяльності службовців

Чугуївської районної ради

I. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає процедуру щорічного проведення оцінювання результатів службової діяльності службовців Чугуївської районної ради (далі – Оцінювання). Дія цього Порядку поширюється на службовців Чугуївської районної ради, які займають посади категорій I, II і III (далі – Службовці).

2. Метою Оцінювання є підвищення ефективності діяльності Чугуївської районної ради (далі – Установа), визначення якості виконання Службовцем поставлених завдань, забезпечення його професійного розвитку, а також прийняття рішення щодо його преміювання, планування службової кар’єри.

3. В цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про службу в органах місцевого самоврядування".

4. Оцінювання проводиться на підставі показників результативності, ефективності та якості (далі – Ключові показники), встановлених на основі завдань, покладених на Установу, плану її роботи, а також посадових обов’язків Службовців.

5. Оцінювання проводиться на засадах об’єктивності, достовірності, доступності та прозорості, взаємодії та поваги до гідності Службовця.

6. Учасниками оцінювання є:

- Службовець;

- керівник служби в Установі (голова, керуючий справами виконавчого апарату) (далі – Керівник служби);

- безпосередній керівник Службовця;

- керівник самостійного структурного підрозділу (за наявності), в якому працює Службовець і який займає посаду категорій II або III;

- служба управління персоналом.

7. Службовець:

- бере участь у визначенні своїх завдань і ключових показників, а також у їх періодичному перегляді;

- ознайомлюється з визначеними завданнями і ключовими показниками;

- аналізує виконання визначених завдань і ключових показників;

- ознайомлюється з висновком щодо оцінювання результатів його службової діяльності (далі – Висновок).

8. Відділ організаційно-документального забезпечення та управління персоналом виконавчого апарату Чугуївської районної ради, на який покладені повноваження служби управління персоналом, (далі – Відділ кадрів) надає консультативну допомогу учасникам оцінювання та здійснює заходи щодо організації оцінювання, у тому числі підготовку проєктів розпоряджень (наказів) про:

- визначення результатів виконання завдань Службовцями, які займають посаду категорії I, із списком Службовців;

- визначення результатів виконання завдань Службовцями, які займають посади категорій II і III, із списком Службовців;

- затвердження Висновку Службовців, які займають посаду категорії I;

- затвердження Висновку Службовців, які займають посади категорій II і III.

9. Оцінювання Службовця, на якого покладено виконання обов’язків за вакантною посадою Службовця Установи або виконання обов’язків тимчасово відсутнього Службовця Установи, проводиться за тією посадою в Установі, яку він займає.

У разі виконання Службовцем обов’язків за іншою посадою Службовця категорій II або III визначення результатів виконання завдань здійснюється з урахуванням абзацу першого цього пункту керуючим справами виконавчого апарату Установи.

У разі виконання Службовцем місцевого самоврядування обов’язків за іншою посадою Службовця Установи категорії I, визначення результатів виконання завдань здійснюється з урахуванням абзацу першого цього пункту головою Установи.

У разі звільнення Службовця або його переведення на іншу посаду в Установі до затвердження Висновку процедура оцінювання за посадою Службовця, яку він займав, припиняється. Відповідні відомості зазначаються в особовій картці такого Службовця.

10. Оцінювання проводиться поетапно:

- визначення завдань і ключових показників;

- визначення результатів виконання завдань;

- затвердження Висновку (крім випадків, коли жодне із визначених завдань не підлягає оцінюванню).

11. Оформлення документів, передбачених цим Порядком, здійснюється його учасниками у паперовій формі з використанням власноручних підписів або в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.

Обговорення та співбесіди з учасниками оцінювання, передбачені на відповідних етапах оцінювання, можуть проводитися за фізичної присутності учасників або дистанційно шляхом застосування технічних засобів електронних комунікацій.

12. У разі отримання Службовцем негативної оцінки відповідний Висновок може бути оскаржений таким Службовцем до суду.

II. Визначення завдань і ключових показників

1. Визначення завдань і ключових показників для Службовця здійснюється з урахуванням його основних посадових обов’язків. Завдання і ключові показники мають відображати роль Службовця в досягненні цілей Установи, на які спрямовано діяльність такого Службовця, та способи їх досягнення, включаючи його внесок в загальний результат роботи Установи, вимірюватися в кількісному та/або якісному вираженні.

Завдання і ключові показники, визначені для Службовців, не можуть дублюватися, крім завдань і ключових показників, визначених для Службовців, посадові обов’язки яких збігаються.

Під час визначення завдань обговорюються потреби у професійному навчанні Службовця.

Для Службовця визначається від двох до п’яти завдань.

Строк виконання завдання повинен бути реальним для досягнення необхідного результату та визначатися з урахуванням строку видання розпорядження (наказу) про визначення результатів виконання завдань відповідно до пункту 3 розділу III цього Порядку.

2. Визначення завдань і ключових показників для заступників (за наявності) керівників структурних підрозділів Установи здійснюється після визначення завдань і ключових показників для їх керівників.

3. Завдання і ключові показники для Службовця на наступний рік визначаються у грудні року, що передує звітному.

Завдання і ключові показники для Службовця на поточний рік визначаються у січні-липні цього року в разі призначення (переведення) на іншу посаду Службовця, виходу на роботу після відсутності на службі у випадках, передбачених абзацами другим-четвертим пункту 2 розділу III цього Порядку, поновлення на посаді Службовця. Такі завдання і ключові показники визначаються протягом 10 робочих днів після призначення (переведення) або виходу на роботу.

Якщо завдання і ключові показники для Службовця неможливо визначити у строки, передбачені цим пунктом, у зв’язку з його тимчасовою непрацездатністю, відпусткою або професійним навчанням, вони визначаються протягом 5 робочих днів після виходу на роботу, а в разі відсторонення від виконання посадових обов’язків (повноважень) – протягом 5 робочих днів після початку виконання посадових обов’язків. Завдання і ключові показники для таких Службовців на поточний рік не визначаються, якщо вихід на роботу або початок виконання посадових обов’язків настають у серпні-грудні цього року.

4. Завдання і ключові показники Службовця визначаються за формою згідно з додатком 1 з урахуванням плану роботи Установи, завдань, функцій та обов’язків, визначених у положеннях про виконавчий апарат Установи, про структурний підрозділ виконавчого апарату Установи та в посадовій інструкції такого Службовця.

Завдання і ключові показники для Службовця можуть переглядатись (коригуватись або відмінятись) у разі, коли на їх виконання впливають прийняті нормативно-правові акти або внесені зміни до:

- плану роботи Установи;

- положення про виконавчий апарат Установи;

- положення про структурний підрозділ Установи;

- посадової інструкції.

Перегляд завдань і ключових показників у випадках, передбачених цим пунктом, здійснюється не частіше одного разу на квартал відповідно до пунктів 1, 6 та 8 цього розділу. У разі відміни раніше визначеного завдання для такого Службовця може бути визначено нове завдання відповідно до пункту 1 цього розділу.

5. Завдання і ключові показники після їх обговорення з Службовцем визначаються такими особами:

- Службовцям, які займають посади категорії I, – головою Установи.

         - Службовцям місцевого самоврядування, які займають посади категорій II і III, – безпосереднім керівником.

6. Безпосередній керівник Службовця ознайомлює його з визначеними завданнями і ключовими показниками, після чого передає ці завдання і ключові показники до Відділу кадрів, а їх копію – Службовцю.

7. Для Службовця, який перебуває у службовому відряджені, завдання і ключові показники визначаються згідно з пунктами 1-6 цього розділу.

8. Завдання і ключові показники Службовця, який займає посаду категорії I, надсилаються (передаються) протягом 5 робочих днів після їх визначення до Відділу кадрів Установи для ознайомлення такого Службовця з цими завданнями і ключовими показниками.

Відділ кадрів надає копію завдань і ключових показників (в паперовій або електронній формі) керівнику служби та Службовцю, який займає посаду категорії I.

9. Визначені для Службовця завдання і ключові показники зберігаються у Відділі кадрів, а їх копії (у паперовій або електронній формі) – у Службовця та його безпосереднього керівника.

10. З метою відстеження прогресу виконання визначених для Службовця завдань, аналізу інформації про стан досягнення завдань, встановлених для Установи, контролю своєчасності та якості процесу виконання завдань, визначення потреби у необхідності коригування процесу або результату виконання завдання, а також надання допомоги для належного виконання завдань проводиться моніторинг виконання завдань і ключових показників.

Моніторинг виконання завдань і ключових показників проводиться особою, яка їх визначила.

III. Визначення результатів виконання завдань

1. Визначення результатів виконання завдань проводиться в жовтні-грудні за період з 01 січня поточного року або з дати визначення завдань і ключових показників до дати видання розпорядження (наказу) про визначення результатів виконання завдань.

2. Визначення результатів виконання завдань та затвердження Висновку не проводяться, якщо період між визначенням завдань і ключових показників та виданням розпорядження (наказу) про визначення результатів виконання завдань становить менше трьох місяців, а також якщо на дату видання такого розпорядження (наказу) Службовець:

- перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, без збереження заробітної плати відповідно до пункту 3 частини першої статті 25 Закону України "Про відпустки";

- відсутній на службі у зв’язку з призовом на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період або прийняттям на військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду;

- відсторонений від виконання посадових обов’язків (повноважень) у порядку, визначеному законом.

3. Для визначення результатів виконання завдань Керівником служби видається розпорядження (наказ), в якому зазначається:

- список Службовців;

- строк визначення результатів виконання завдань;

- доручення, необхідні для організаційного забезпечення проведення цього етапу оцінювання (у разі потреби).

4. Для визначення результатів виконання завдань проводиться оціночна співбесіда:

- з Службовцем, який займає посади категорії I, – головою Установи;

- з Службовцем, який займає посади категорій II або III, – безпосереднім керівником.

5. Службовці, які займають посади категорії I, не пізніше 10 робочих днів з дня видання розпорядження (наказу) про визначення результатів виконання завдань складають письмовий звіт у довільній формі про свою службову діяльність щодо виконання відповідних завдань і ключових показників (далі - Звіт) згідно з пунктом 11 розділу І цього Порядку. Звіт подається голові Установи.

Службовці, які займають посади категорій II і III, перед проведенням оціночної співбесіди можуть подати безпосередньому керівнику письмовий звіт у довільній формі про виконання завдань і ключових показників.

6. У разі тимчасової відсутності Службовця або його повторної неявки для проходження оціночної співбесіди в установлені строки визначення результатів виконання завдань може проводиться без оціночної співбесіди. У разі тимчасової відсутності у зв’язку з відрядженням або відпусткою такого Службовця за його заявою до особи, яка має проводити оціночну співбесіду, така співбесіда та визначення результатів виконання завдань проводяться раніше.

7. Перед проведенням оціночної співбесіди Службовець заповнює форму щодо результатів виконання завдань Службовцем за відповідний рік згідно з додатком 2 у частині відомостей щодо себе та займаної посади, опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку його фактичного виконання. Зазначена форма заповнюється у відповідній частині і передається в електронній формі:

- Службовцем, який займає посади категорії I, – голові Установи;

- Службовцем, який займає посади категорій II або III, – безпосередньому керівнику.

8. Після проведення оціночної співбесіди головою Установи, безпосереднім керівником заповнюється форма щодо результатів виконання завдань Службовцем за відповідний рік згідно з додатком 2 у частині виставлення балів, визначення оцінки та їх обґрунтування. Службовцю виставляється негативна, позитивна або відмінна оцінка (крім випадків, коли жодне із завдань не підлягає оцінюванню) з її обґрунтуванням на основі розрахунку середнього бала за виконання кожного визначеного завдання (з урахуванням досягнення ключових показників) за критеріями визначення балів (додаток 3):

- Службовцю, який займає посади категорії I, – головою Установи;

- Службовцю, який займає посади категорій II або III, – безпосереднім керівником.

9. Голова Установи, безпосередній керівник Службовця передає Відділу кадрів оформлену в установленому порядку форму щодо результатів виконання завдань Службовцем за відповідний рік згідно з додатком 2 для зберігання в особовій справі такого Службовця.

10. Ознайомлення з результатами виконання завдань забезпечує:

- Службовця місцевого самоврядування, який займає посади категорії I, – Відділ кадрів Установи;

- Службовця, який займає посади категорій II або III, – безпосередній керівник.

11. У разі визначення результатів виконання завдань без оціночної співбесіди зазначена форма передається Відділу кадрів без відмітки про ознайомлення Службовця. Службовець ознайомлюється з результатами виконання завдань протягом 5 робочих днів після виходу на роботу.

12. Службовець може викласти свої зауваження до результатів виконання завдань з відповідним обґрунтуванням та передати їх безпосередньому керівнику та Відділу кадрів Установи, для долучення цих зауважень до його особової справи.

IV. Затвердження Висновку

1. Висновок, в якому виставляється негативна, позитивна або відмінна оцінка, за формою згідно з додатком 4, затверджується розпорядженням (наказом) Керівника служби у грудні звітного року.

2. У разі, коли жодне із завдань Службовця не підлягає оцінюванню, Висновок не затверджується. У такому разі процедура оцінювання результатів службової діяльності відповідного Службовця припиняється. Відповідні відомості зазначаються в особовій картці такого Службовця.

3. Відділ кадрів Установи ознайомлює Службовця із затвердженим висновком не пізніше наступного робочого дня з дня видання розпорядження (наказу).

4. До Службовців, які за результатами оцінювання їх службової діяльності на (затверджений висновок) отримали відмінні оцінки, може встановлюватися премія в однакових відсотках до розміру посадового окладу таких Службовців без врахування фактично відпрацьованого часу в межах фонду преміювання.

Розмір такої премії не може перевищувати розмір посадового окладу відповідного Службовця.