Порядок формування і організації роботи з кадровим резервом

ПРОЄКТ станом на 06.08.2026 року

"ЗАТВЕРДЖЕНО"

рішенням районної ради

від " __ " __________ 202_ року

(____ сесія VIII скликання)

ПОРЯДОК

формування і організації роботи з кадровим резервом

в Чугуївській районній раді

I. Загальні положення

1. Цей Порядок розроблений відповідно до норм Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" (№ 3077-IX від 02.05.2023 року) (далі – Закон), з урахуванням Типового порядку формування і організації роботи з кадровим резервом, затвердженого Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 155-24 від 11.11.2024 року, та визначає процедуру формування і організацію роботи з кадровим резервом на посади службовців виконавчого апарату Чугуївської районної ради  (далі – Кадровий резерв).

2. Метою формування Кадрового резерву є забезпечення у виконавчому апараті Чугуївської районної ради (далі – Установа) оперативного заповнення посад шляхом прозорої реалізації права на службу в Установі кандидатами на посади службовців, які мають відкладене право на зайняття такої посади.

3. Кадровий резерв формується окремо на кожну посаду службовця Установи щоразу після проведення конкурсу на зайняття вакантної даної посади (далі – Конкурс) (у разі його проведення) за результатами такого Конкурсу та затверджується відповідним розпорядчим актом керівника служби (голова районної ради – розпорядження, керуючий справами виконавчого апарату районної ради – наказ).

4. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про службу в органах місцевого самоврядування", "Про місцеве самоврядування в Україні".

Захист і обробка персональних даних про осіб, зарахованих до кадрового резерву, здійснюється відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".

II. Формування та ведення Кадрового резерву

1. Формування та ведення Кадрового резерву здійснюється відділом організаційно-документального забезпечення та управління персоналом виконавчого апарату Чугуївської районної ради (служба управління персоналом) (далі – Відділ кадрів) (у разі наявного штату до 10 посад – формування та ведення кадрового резерву може здійснюватися службовцем Установи, на якого покладені повноваження з питань управління персоналом).

2. Кадровий резерв формується з Кандидатів на посади службовців Установи, які не стали переможцями і мають другий рейтинг за результатами проведеного конкурсу та мають відкладене право на зайняття цих посад (далі – Кандидат) строком на 1 рік.

3. Зарахування Кандидата до Кадрового резерву на посаду службовця Установи здійснюється з дня прийняття конкурсною комісією рішення про результати Конкурсу на зайняття такої посади.

Підставою для зарахування Кандидата до Кадрового резерву на посаду службовця Установи є рішення конкурсної комісії про результати Конкурсу на зайняття такої посади.

4. Днем зарахування до Кадрового резерву є день прийняття конкурсною комісією рішення про результати Конкурсу на зайняття посади службовця Установи.

5. Відділ кадрів формує Кадровий резерв на посаду службовця Установи за формою, згідно з додатком 1.

До форми вносяться такі відомості про Кандидата:

- прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності);

- загальний досвід/стаж роботи (за наявності), в р.м.д.;

- досвід/стаж роботи/служби в органах місцевого самоврядування на посадах службовців, на посадах державної служби, досвід/стаж роботи в інших органах на посадах, стаж роботи на яких зараховується до стажу служби в органах місцевого самоврядування (за наявності), в р.м.д.;

- наявність відповідного ступеня вищої освіти (галузь знань/спеціальність);

- контактна інформація та спосіб комунікації;

- підстава та дата зарахування до Кадрового резерву;

- дата закінчення строку перебування у Кадровому резерві;

- підстава та дата внесення змін до відомостей про Кандидата;

- підстава та дата виключення з Кадрового резерву.

6. Відомості про Кандидата вносяться Відділом кадрів до форми Кадрового резерву не пізніше наступного робочого дня з дня прийняття конкурсною комісією рішення про результати Конкурсу на зайняття посади службовця Установи.

7. Строк перебування Кандидата у Кадровому резерві закінчується у відповідний день відповідного місяця наступного року за роком зарахування до Кадрового резерву.

8. Відділ кадрів здійснює внесення, оновлення, моніторинг відомостей про Кандидатів, а також вилучає такі відомості з Кадрового резерву.

Моніторинг відомостей про Кандидатів, включених до Кадрового резерву, щодо закінчення строку їх перебування здійснюється Відділом кадрів на постійній основі, але не рідше одного разу на квартал.

9. У разі зміни персональних даних або інших відомостей, передбачених пунктом 5 цього розділу, Кандидат може подати до Установи (Відділу кадрів) заяву про оновлення відомостей з копіями документів, що підтверджують ці зміни, (далі – Заява) для їх подальшого внесення до Кадрового резерву.

Заява може подаватися в паперовій або в електронній формі (з використанням кваліфікованого електронного підпису / удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису).

10. У разі надходження до Установи (Відділу кадрів) від Кандидата Заяви про зміни персональних даних або інших відомостей, передбачених пунктом 5 цього розділу, Відділ кадрів протягом 2 робочих днів з дня отримання нею такої Заяви вносить зміни у відомості про Кандидата до Кадрового резерву.

11. Виключення Кандидата з Кадрового резерву здійснюється у разі:

- призначення даного Кандидата з використанням відкладеного права на зайняття вакантної посади службовця Установи, на яку він проходив Конкурс та на яку включений до Кадрового резерву;

- закінчення річного строку зарахування в Кадровий резерв;

- надходження вмотивованої особистої заяви Кандидата про його виключення із Кадрового резерву;

- смерті Кандидата, або надходження інформації про його зникнення безвісті.

12. Виключення Кандидата із Кадрового резерву здійснюється за відповідним розпорядчим актом (розпорядженням/наказом) Керівника служби.

13. У разі виключення Кандидата із Кадрового резерву Відділ кадрів вносить відповідні записи до форми Кадрового резерву.

14. Кадровий резерв може вестися у паперовій та/або електронній формі (за наявності в Установі інформаційної електронної системи).

За наявності в Установі інформаційної електронної системи та у разі ведення Кадрового резерву в електронній формі, таке формування і ведення здійснюється з підписанням і затвердженням Керівником служби, шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

III. Організація роботи з Кадровим резервом

1. В Кандидата (другий за рейтингом Конкурсу) виникає відкладене право на зайняття посади службовця, в Конкурсі на яку він брав участь, в наступних випадках:

- після проведення Конкурсу на зайняття вакантної посади службовця і оголошення результатів такого Конкурсу, переможець Конкурсу відмовився від зайняття посади;

 - переможцю Конкурсу відмовлено у призначенні на посаду за результатами спеціальної перевірки;

- посада службовця, в Конкурсі на яку Кандидат брав участь, стає вакантною;

         - основний працівник (службовець) перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а в разі, якщо дитина потребує домашнього догляду, – у  відпустці без збереження заробітної плати тривалістю, визначеною у медичному висновку, але не більше ніж до досягнення дитиною шестирічного віку;

- основний працівник (службовець) призваний на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу під час мобілізації, на особливий період або прийнятий на військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду;

- основний працівник (службовець) направлений на професійне навчання з відривом від служби за відповідним рішенням Установи.

2. Відділ кадрів у випадках, передбачених пунктом 1 цього розділу, протягом 1 робочого дня повідомляє Керівнику служби:

- інформацію про Кандидата, який зарахований до Кадрового резерву на цю посаду (якщо такий Кадровий резерв затверджений) та має відкладене право на зайняття даної посади (призначення без Конкурсу);

- у випадку, коли не затверджувався (відсутній) Кадровий резерв на дану посаду (Конкурс не проводився та/або невизначений (відсутній) другий за рейтингом Конкурсу Кандидат), – про необхідність добору Кандидатів на таку посаду.

3. Відділ кадрів, за відповідним дорученням Керівника служби, не пізніш як на другий робочий день з дня, коли відповідна посада стала вакантною (з дня отримання доручення), письмово повідомляє Кандидата (у разі наявності затвердженого Кадрового резерву на цю посаду) про можливість реалізації ним відкладеного права на зайняття даної посади.

Зазначене письмове повідомлення готується за формою, передбаченою додатком 2 до цього Порядку, та надсилається одним із доступних способів, який обраний Кандидатом (зокрема технічними засобами електронних комунікацій).

4. У разі призначення Кандидата на посаду службовця у випадках, передбачених пунктом 1 цього розділу, Відділ кадрів протягом 3 робочих днів з дня такого призначення оновлює відомості у Кадровому резерві на цю посаду.

5. У разі відмови Кандидата від призначення на посаду службовця у випадках, передбачених пунктом 1 цього розділу, він продовжує перебувати у Кадровому резерві на цю посаду до закінчення річного строку.

 6. Протягом строку перебування у Кадровому резерві Кандидат може бути призначений (за його згодою) на рівнозначну або нижчу посаду в Установі за відповідним розпорядчим актом Керівника служби з урахуванням професійної компетентності Кандидата, згідно вимог до професійної компетентності Кандидата, передбачених статтею 19 Закону "Про службу в органах місцевого самоврядування".

6.1. В таких випадках Відділ кадрів, за відповідним дорученням Керівника служби, пропонує Кандидата(ів), які включені до кадрових резервів, з урахуванням вимог до професійної компетентності.

6.2.  За результатами розгляду відомостей про Кандидата(ів) Керівник служби, з урахуванням професійної компетентності Кандидата(ів), визначає Кандидата, який може бути призначеним (за його згодою) на рівнозначну або нижчу посаду в Установі.

6.3. Відділ кадрів, після визначення Кандидата, який може бути призначеним (за його згодою) на рівнозначну або нижчу посаду в Установі,  у порядку, визначеному пунктом 3 цього розділу, письмово за формою, передбаченою додатком 3 до цього Порядку, повідомляє Кандидата про можливість зайняття ним такої посади.

6.4. Кандидат за результатами розгляду повідомлення про можливість призначення його на рівнозначну або нижчу посаду протягом 14 календарних днів з дня отримання цього повідомлення інформує Відділ кадрів (Установу) про свою згоду бути призначеним на таку посаду та надсилає документи, передбачені частиною другою статті 28 Закону "Про службу в органах місцевого самоврядування".

6.5. У разі призначення Кандидата на рівнозначну або нижчу посаду:

- Кандидат продовжує перебувати у Кадровому резерві до закінчення річного строку;

- Відділ кадрів протягом 3 робочих днів з дня такого призначення оновлює відомості у Кадровому резерві на цю посаду.