Положення про службу управління персоналом

ПРОЄКТ станом на 06.08.2026 року

"ЗАТВЕРДЖЕНО"

рішенням районної ради

від " __ " __________ 202_ року

(____ сесія VIII скликання)

ПОЛОЖЕННЯ
про службу управління персоналом в

Чугуївській районній раді

I. Загальні положення

1. Це Положення регулює питання діяльності відділу організаційно-документального забезпечення та управління персоналом виконавчого апарату Чугуївської районної ради (служба управління персоналом) (далі – Відділ кадрів).

2. В цьому Положенні терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про службу в органах місцевого самоврядування", "Про місцеве самоврядування в Україні".

До персоналу належать службовці, виборні посадові особи, працівники патронатної служби, працівники, які виконують функції з обслуговування, Чугуївської районної ради (далі – Персонал).

3. Відділ кадрів забезпечує здійснення повноважень керівника служби в Чугуївській районній раді (далі – Керівник служби) – голови Чугуївської районної ради, керуючого справами виконавчого апарату Чугуївської районної ради.

4. Відділ кадрів утворюється за рішенням Чугуївської районної ради (далі – Установа) за пропозицією голови Установи.

5. Чисельність Відділу кадрів встановлюється з розрахунку загальної чисельності персоналу в Установі та спроможності ефективного виконання ним основних завдань, функцій та реалізації прав, передбачених розділом II цього Положення.

Якщо загальна чисельність персоналу в Установі становить менше 20 осіб, то обов’язки Відділу кадрів можуть бути покладені на одного з службовців Чугуївської районної ради (далі – Службовці).

6. Посадові інструкції Службовців Відділу кадрів (Службовця, на якого покладені повноваження з питань управління персоналом) затверджуються керуючим справами виконавчого апарату Установи (Керівником служби).

7. У своїй діяльності Відділ кадрів керується Конституцією України, Законами України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про службу в органах місцевого самоврядування", законодавством про працю України та іншими законами України, міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, актами Кабінету Міністрів України, рішеннями районної ради, актами керівників служби.

У своїй діяльності Відділ кадрів використовує акти, інформаційно-консультативні матеріали, методичні рекомендації центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері служби в органі місцевого самоврядування.

8. Відділ кадрів, Службовці Відділу кадрів (Службовець, на якого покладені повноваження з питань управління персоналом) можуть мати свої печатки.

II. Основні завдання, функції та права Відділу кадрів

1. Основними завданнями Відділу кадрів є:

1) добір Службовців та працівників, які виконують функції з обслуговування, Установи, а також адаптація Персоналу;

2) організація та ведення документації з питань управління персоналом в Установі;

3) планування та організація професійного розвитку Службовців та виборних посадових осіб Установи;

4) ефективне управління Персоналом в Установі;

5) сприяння організаційному розвитку Установи;

6) здійснення консультативної підтримки структурних підрозділів Установи, а також підприємств, установ та організацій, що належать до спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст Чугуївського району (далі – Спільна власність) та перебувають в управлінні Установи.

2. Відділ кадрів відповідно до покладених на неї завдань:

1) інформує про вакансії на посади в Установі;

2) готує проєкт умов проведення конкурсу на відповідну посаду в Установі (далі – Конкурс), включаючи спеціальні вимоги до осіб, які претендують на зайняття посади Службовців категорій "I", "II" і "III" з урахуванням методичних рекомендацій, затверджених центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері служби в органах місцевого самоврядування;

3) розміщує у встановленому порядку на Єдиному порталі вакансій публічної служби, на офіційному веб-сайті Установи розпорядження/наказ Керівника служби про оголошення Конкурсу та умови його проведення, а також інформацію про переможця/переможців Конкурсу або їх відсутність;

4) розглядає інформацію, подану кандидатами для участі у Конкурсі, повідомляє кандидатів про результати розгляду поданої ними інформації для участі у Конкурсі, результати розв’язання ситуаційних завдань, проведення співбесіди, допущення/недопущення до наступного етапу Конкурсу, а також здійснює інші заходи щодо організації Конкурсу відповідно до законодавства;

5) формує та веде кадровий резерв, зокрема здійснює облік, та повідомляє про можливість зайняття посади в Установі Кандидатів, які мають відкладене право на зайняття посади в Установі;

6) організовує складання Присяги виборних посадових осіб і Службовців особою, яка вперше вступає на службу в органи місцевого самоврядування та/або яка була на службі в органах місцевого самоврядування, що представляють інший район/регіон;

7) здійснює заходи щодо адаптації Персоналу, зокрема, новопризначеного Персоналу з урахуванням рекомендацій, затверджених центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері служби в органах місцевого самоврядування;

8) ознайомлює Персонал з правилами внутрішнього службового розпорядку (правилами внутрішнього трудового розпорядку) Установи, положеннями про виконавчий апарат та структурні підрозділи Установи, посадовими інструкціями, іншими документами;

9) бере участь у підготовці проєктів рішень ради з питань управління персоналом;

10) організовує роботу щодо розробки проєктів актів Керівників служби щодо питань управління персоналом, забезпечує підготовку документів щодо призначення, переведення та звільнення Персоналу Установи, про присвоєння відповідних рангів Службовцям тощо;

11) організовує роботу щодо розроблення посадових інструкцій Службовців, працівників патронатної служби та працівників, які виконують функції з обслуговування, а у разі потреби виборним посадовим особам, їх перегляду на відповідність встановленим законодавством вимогам та з метою виявлення потреб у внесенні до них змін, а також надає консультативну допомогу щодо розроблення та внесення змін до посадових інструкцій;

12) веде встановлену звітно-облікову документацію, готує звітність з питань управління Персоналом;

13) забезпечує організацію проведення спеціальної перевірки щодо осіб у випадках та в порядку, передбачених Законом України "Про запобігання корупції", та перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених Законом України "Про очищення влади", готує довідку про її результати, якщо ці функції не покладено на інший підрозділ;

14) оформляє і видає Службовцям, виборним посадовим службові посвідчення;

15) обчислює стаж роботи, досвід роботи у відповідній сфері, досвід роботи на керівних посадах, стаж служби в органах місцевого самоврядування для призначення на відповідну посаду в Установі та під час проходження служби;

16) формує графік відпусток, готує проєкти актів щодо надання відпусток Персоналу, веде облік відпусток Персоналу;

17) у межах компетенції готує розпорядчі документи про відрядження Персоналу Установи;

18) здійснює роботу, пов’язану з обліком трудової діяльності, заповненням, обліком і зберіганням особових справ (особових карток) Персоналу Установи, а також у межах компетенції оформляє і видає Персоналу довідки з місця роботи;

19) веде військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів, бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час в Установі, якщо ці функції не покладено на інший підрозділ чи іншого Службовця;

20) розглядає і готує відповіді на звернення та запити громадян, підприємств, установ та організацій, народних депутатів, депутатів місцевих рад, посадових та службових осіб, адвокатів, запити на інформацію, надає іншу інформацію з питань, віднесених до її компетенції;

21) здійснює моніторинг своєчасності встановлення надбавок та інших доплат (виплат), присвоєння наступних рангів Службовцям, передбачених законом;

22) надає консультативну допомогу Персоналу;

23) складає разом із Службовцями індивідуальні програми їх професійного розвитку; вивчає та узагальнює потреби Службовців у професійному навчанні і вносить Керівнику служби пропозиції щодо організації професійного навчання для створення сприятливих умов їх професійного розвитку;

24) здійснює моніторинг існуючих програм підвищення кваліфікації, що пропонуються суб’єктами надання освітніх послуг у сфері професійного навчання (провайдерами), та інформує про можливість навчання за такими програми Службовців;

25) здійснює розрахунок та облік кредитів Європейської кредитної трансферно-накопичувальної системи за проходження професійного навчання; проводить за рішенням Керівника служби оцінювання результативності професійного навчання Службовців відповідно до законодавства;

26) організовує роботу щодо стажування Службовців та громадян з числа молоді відповідно до законодавства;

27) бере участь у здійсненні стратегічного планування в сфері управління Персоналом та вносить пропозиції Керівнику служби з питань удосконалення управління Персоналом;

28) здійснює аналітично-консультативне забезпечення роботи Керівника служби щодо питань управління Персоналом;

29) аналізує кількісний та якісний склад Персоналу в Установі, вивчає поточну потребу в такому Персоналі, прогнозує перспективну потребу в Персоналі з урахуванням довгострокових цілей Установи та вносить відповідні пропозиції Керівнику служби;

30) здійснює заходи щодо організації оцінювання результатів службової діяльності Службовців, узагальнює результати виконання завдань Службовцями, надає консультативну допомогу з питань проведення оцінювання Керівникам служби, керівникам структурних підрозділів та Службовцям;

31) розглядає пропозиції та готує документи щодо нагородження Персоналу відповідними відзнаками та нагородами, веде відповідний облік;

32) проводить моніторинг залученості Персоналу та вживає заходів щодо стимулювання;

33) формує та забезпечує функціонування системи внутрішніх комунікацій в Установі з питань управління Персоналом;

34) сприяє популяризації служби в органах місцевого самоврядування (шляхом зовнішньої комунікації про діяльність Персоналу, його успіху, формування спільноти амбасадорів тощо);

35) бере участь у формуванні системи нематеріальної мотивації Службовців;

36) проводить роботу щодо створення сприятливого психологічного клімату, формування організаційної культури у колективі, розв’язання конфліктних ситуацій;

37) здійснює контроль за дотриманням законодавства про службу в органах місцевого самоврядування, працю та загальних правил етичної поведінки посадових осіб місцевого самоврядування в Установі, зокрема контролює дотримання правил внутрішнього службового розпорядку (правил внутрішнього трудового розпорядку);

38) разом з іншими структурними підрозділами Установи:

- організовує роботу щодо розробки положень про структурні підрозділи;

- подає пропозиції Керівнику служби щодо планування службової кар’єри Службовців, планового заміщення посад в Установі підготовленими фахівцями згідно з вимогами до професійної компетентності;

- забезпечує внесення даних про Персонал Установи, у тому числі відомостей щодо вступу на службу в органи місцевого самоврядування, її проходження та припинення, в інформаційно-комунікаційну систему з питань управління Персоналом (у разі її функціонування в Установі);

39) спільно з відділом бухгалтерського обліку та господарського забезпечення виконавчого апарату Чугуївської районної ради опрацьовує проєкт штатного розпису Установи і розробляє проєкти актів щодо оплати праці та соціально-побутового забезпечення Персоналу;

40) за дорученням Керівника служби перевіряє стан управління Персоналом в структурних підрозділах Установи, а також на підприємствах, установах та організаціях, що належать до Спільної власності (у випадках, передбачених в Порядку управління майном Спільної власності);

41) розробляє і бере участь у розробленні проєктів документів, що стосуються питань управління Персоналом, служби в органах місцевого самоврядування та трудових відносин, проводить іншу роботу з цих питань.

3. Відділ кадрів має право:

1) взаємодіяти з питань, що належать до його компетенції, із структурними підрозділами Установи, відділами, підприємствами, установами та організаціями, що належать до Спільної власності, а також громадянами;

2) одержувати у встановленому законодавством порядку від Персоналу та структурних підрозділів Установи, а також підприємств, установ та організацій, що перебувають в Спільній власності, інформацію, матеріали та пояснення (у тому числі письмові), необхідні для здійснення покладених на неї завдань;

3) за дорученням Керівника служби брати участь у конференціях, семінарах, нарадах та інших заходах з питань управління Персоналом та організаційного розвитку;

4) обробляти персональні дані фізичних осіб відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених на неї завдань;

5) за дорученням Керівника служби представляти Установу в органах державної влади, інших органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях з питань, що належать до її компетенції.

4. Покладення на Відділ кадрів завдань, що не стосуються питань управління Персоналом, організаційного розвитку та служби в органах місцевого самоврядування, не допускається.

III. Керівник (начальник) Відділу кадрів

1. Начальник відділу організаційно-документального забезпечення та управління персоналом виконавчого апарату Чугуївської районної ради (керівник структурного підрозділу з питань персоналу) (далі – Начальник Відділу кадрів) безпосередньо підпорядковується керуючому справами (Керівнику служби) виконавчого апарату Чугуївської районної ради.

Начальник Відділу кадрів призначається на посаду та звільняється з посади в порядку, передбаченому Законом України "Про службу в органах місцевого самоврядування".

2. Начальник Відділу кадрів:

1) організовує роботу структурного підрозділу;

2) забезпечує своєчасність і повноту виконання завдань та функцій, покладених на структурний підрозділ;

3) узагальнює та обґрунтовує пропозиції для Керівника служби щодо удосконалення управління Персоналом;

4) підписує акт передачі справ і майна у разі звільнення Службовця з посади чи переведення на іншу посаду (у разі тимчасової відсутності, звільнення Начальника Відділу кадрів – акт підписує Керівник служби);

5) виконує та забезпечує виконання інших повноважень, які покладені на структурний підрозділ.